Daha verimli çalışmak için 7 yol

Kısa cevap

Daha verimli çalışmanın tek yolu erken kalkmak veya daha uzun bir liste yapmak değildir. Verim, seçtiğiniz çıktı ile harcadığınız zaman ve hata maliyeti arasındaki ilişkidir. Önce tek bir ölçülebilir iş seçin; ne zaman başlayacağınızı “eğer-o zaman” biçiminde yazın; benzer işleri bir odak bloğunda toplayın; kısa molalar verin ve iki hafta sonunda gerçek çıktıyı karşılaştırın.

“Bugün meşguldüm” bir ölçüm değildir. “45 dakikada raporun giriş taslağını yazdım; iki kez bildirim için böldüm; ertesi gün 12 dakika revizyon yaptım” ise geliştirilebilir bir kayıttır.

İlk yazıdan: kişisel notlar

Bu yazının ilk hali: Aşağıda ilk kez 2014 yılında yayımladığım metni; kendi sesi, örnekleri ve o günkü düşüncelerimle korudum. Bazı ayrıntılar zamanla değişmiş olabilir; bugünkü bilgiler ve kaynaklar hemen sonraki bölümde.

Gününüzü verimli geçirmek, işlerinizde ilerleme kaydetmek için atabileceğiniz bir dizi adım var. Bunlar çok büyük değişiklikler olmamakla birlikte sonuçları itibariyle günlük veriminizi artıracaktır.

Erken kalk

Güne erken başlamanın avantajı ortalık sessizken ve dikkatinizi dağıtacak pek fazla şey yokken çalışabilmek. Yani kendinizi tamamen aklınızdaki konuya verip, işlerinizi halledebileceğiniz bir zaman dilimi kazanıyorsunuz. Erken kalkmak herkes için kolay olmuyor. Bu sebeple, gün aydınlanırken kalkabilene kadar, her gün 10 dakika daha erken kalkma denemesi yapabilirsiniz. (Ancak bazı insanlar gecenin karanlığında daha iyi çalışıyor, haliyle bu ilk maddede kişisel farklar söz konusu. Yine de temel gaye rahatsız edilmeden çalışabilecek bir aralık bulmak.)

Liste yap

Elinizdeki işlerin ya da yapmanız gerekenlerin listesini yapmak verimliliğinizi artırır. Daha da önemlisi gün içinde ne yapacağınızı bilirsiniz. Vaktiniz kalırsa “bugün ne yapacaktım ben?” sorusuyla vakit kaybetmek yerine listedeki bir sonraki işe geçebilirsiniz. Listede her tamamladığınız maddenin üstünü çizmek başarı ve tatmin duygusu getirir. Oluşturduğunuz listenin elinizin altında olmasına özen gösterin, ister akıllı telefonunuzda isterseniz de ajandanız da ya da bir kağıt parçası üzerinde olabilir listeniz. Üç beş farklı liste yapmak yerine bir tane merkezi liste hazırlayıp, yapılacak işlerinizi ona kaydedin.

Hedef koy

İnsanlar hedef koyup bu hedefleri gerçekleştirince daha verimli çalıştıklarını hissederler. Dahası hedefler insan enerjisinin yoğunlaşmasını ve çözüme ulaşmayı kolaylaştırır. Yönünü bilmeyen gemiye hiç bir rüzgar yardım edemez. Bu açıdan hedeflerinizi belirlemeniz vaktinizi ve enerjinizi daha uygun şekilde kullanmanıza yardımcı olur.

Hedeflerini paylaş ve sorumluluk al

Birisi yaptıklarınızı takip ediyorsa verimli olmak biraz daha kolaylaşır. Bu durumda hedeflerinizi gerçekleştirmek için hem kendi bilinciniz hem de başkalarının gözü üzerimizde olur. Mesela yaz planlarınızı arkadaşlarınızla paylaşmak, annenize size bir hedefinizi hatırlatmasını söylemek gibi adımlar sizi koyduğunuz hedeflere daha çok bağlar.

Zor işleri önce yap

Zor işleri sona bırakmak insan doğasında var. Hal böyle olunca küçük bazen de gereksiz işlerle uğraşıp zor işlerden kaçmak ve günü pek bir iş yapmadan bitirmek kaçınılmaz. Zor işleri ilk önce bitirmek diğer işleri gözümüzde çok daha kolay kılar. En azından günün en zor işini bitirdikten sonra rahat bir nefes alır, diğer işlere daha rahat yaklaşırız.

Kendine iyi davran

Yoğun bir günün ardından dinlenmek, kendinizi ödüllendirmek hakkınız. Ödül devasa bir şey olmak zorunda değil. Arkadaşlarınızla çay sohbeti, sahilde yürüyüş, çikolatanızı alıp müzik dinlemek… Çoğu zaman küçük şeyler insanı mutlu eder.

Hedeflerini göz önünde tut

Sadece hedeflerinizin olduğu bir liste hazırlamak yetmez. O listenin işlenmesi ve sürekli göz önünde olması, yapacaklarınızı size hatırlatması gerekir. Motivasyonunuzun azaldığı anlarda hedeflerinize göz atmak sizi tekrar canlandırabilir. Masanıza, ajandanıza ya da dolabınızın üstüne sizi canlandıracak birkaç hedefinizi not düşebilirsiniz.

Buradaki her madde herkes için işlemeyebilir ancak en azından bir yol haritası sunacaktır. Siz de verimlilik ipuçlarınızı, yorumlar kısmında paylaşabilirsiniz.

– Kaynak

Bugün bu düşünceyi nasıl geliştiriyorum?

İlk yazıdaki görüşlerim yukarıda kalsın. Aşağıda ise aradan geçen zamanda öğrendiklerimi, yeni kaynakların kattığı ayrımları ve bugün ekleyeceğim pratik araçları paylaşıyorum.

Yedi öneriden ölçülebilir bir çalışma sistemine

Bu yazının 2014’teki ilk halinde erken kalkma, hedef paylaşma ve zor işi önce yapma gibi kişisel önerilerimi paylaştım. Aradan geçen zamanda çalışma saatleri, kronotip, görevin niteliği, bakım sorumlulukları ve ekip bağımlılıkları hakkında öğrendiklerim bu çerçeveyi genişletti. Bugün bu önerileri evrensel kurallar olarak değil, hangi koşulda işe yaradığını ölçebileceğimiz kişisel deneyler olarak ele alıyorum.

Bu nedenle “herkes sabah çalışmalı” demek yerine şu soruyu sorun:

Hangi koşulda, hangi işi, hangi kalite ölçütüyle ve ne kadar kesintiyle tamamlıyorum?

Verimlilik tanı tablosu

Belirti	Muhtemel sorun	İlk deney
Liste uzuyor, iş başlamıyor	Görev eyleme çevrilmemiş	“Sunumu hazırla” yerine ilk fiziksel adımı yaz
Başlıyorum ama bildirimlere dönüyorum	Başlama koşulu ve çevre tasarımı zayıf	30 dakikalık bildirim kapalı blok
Gün boyu çok iş değiştiriyorum	Öncelik ve geçiş maliyeti	Aynı tür işleri bir blokta topla
Zor işte saatlerce takılıyorum	Görev fazla büyük veya geribildirim geç	20 dakikalık taslak + erken kontrol
Çok çalışıp ertesi gün yeniden yapıyorum	Kalite ölçütü belirsiz	Başlamadan “bitti” tanımı yaz
Öğleden sonra performans düşüyor	Mola, enerji veya görev-zaman uyumu	Aynı görevi iki farklı saatte karşılaştır

Tablo tanı koymaz; hangi küçük deneyi önce yapacağınızı seçtirir.

1. Sonuç hedefini davranış hedefinden ayırın

“Bu ay tezi bitireceğim” bir sonuç hedefidir. Bugün ne yapacağınızı söylemez. Davranış hedefi daha yakındır: “Salı 09.30’da masaya oturup yöntem bölümünün ilk 300 kelimelik taslağını yazacağım.”

Locke ve Latham’ın araştırma sentezi, belirli ve zorlayıcı hedeflerin etkisini geribildirim, bağlılık, yetenek ve görev karmaşıklığı gibi koşullarla birlikte açıklar. Buradan “en zor hedef her zaman en iyidir” sonucu çıkmaz. Karmaşık bir işte öğrenme hedefi gerekebilir:

• Performans hedefi: “Bugün 20 soru çözeceğim.”
• Öğrenme hedefi: “Yanlış yaptığım soruları üç hata türüne ayıracağım ve her tür için bir çözüm kuralı yazacağım.”

2. Niyeti bir başlama tetikleyicisine bağlayın

Gollwitzer ve Sheeran’ın meta-analizi, “Eğer Y durumu olursa X davranışını yapacağım” biçimindeki uygulama niyetlerini inceler. Pratik şablon:

Eğer saat 14.00 olur ve öğle toplantısı biterse, telefonu sessize alıp müşteri raporunun veri tablosunu 25 dakika kontrol edeceğim.

İyi tetikleyici gözlenebilir olmalıdır. “Motive hissedersem” belirsizdir; “kahvemi masaya koyduğumda” gözlenebilir.

3. Tek liste yerine üç katman kullanın

Uzun bir ana liste hafızayı boşaltabilir ama bugünün kararını çözmez. Şu üç katmanı ayırın:

1. Yakalama listesi: Aklınıza gelen her işi geçici olarak kaydedin.
2. Haftalık taahhüt: Bu hafta gerçekten bitireceğiniz en fazla üç önemli çıktı seçin.
3. Bugünün bloğu: Takvimde başlangıç ve bitişi olan bir sonraki somut adımı yerleştirin.

Bir iş haftalık taahhütte değilse, bugünün acil dikkatini otomatik olarak hak etmez.

4. Görev geçişlerini görünür kılın

Leroy’nun iki deneyi, tamamlanmamış bir görevden diğerine geçişte önceki işe yönelik düşüncelerin kalabildiğini ve sonraki performansın etkilenebildiğini gösterir. Bu bulgu bütün işlerin tek blokta yapılması gerektiğini kanıtlamaz; fakat gereksiz geçişleri ölçmek için iyi bir gerekçe sunar.

Bir odak bloğunda şu kuralı deneyin:

• tek proje,
• tek teslimat,
• bildirimler kapalı,
• akla gelen yan işler için “sonra” kâğıdı,
• blok sonunda bir sonraki adımı yazan kapanış notu.

5. “Zor işi önce yap” yerine darboğazı önce bulun

Günün en zor işi her zaman en değerli iş değildir. Bazen ekip arkadaşınızın devam edebilmesi için beş dakikalık onay, üç saatlik bireysel analizden önce gelmelidir.

Sıralama için şu dört puanı 0–2 arasında verin:

Ölçüt	0	1	2
Etki	Düşük	Orta	Ana sonucu belirliyor
Bekleyen kişi/süreç	Kimse yok	Kısmi bağımlılık	İş akışı tamamen bekliyor
Son tarih riski	Rahat	Yaklaşıyor	Bugün kritik
Bilişsel uygunluk	Şu an uygun değil	Yapılabilir	Mevcut enerjiyle iyi eşleşiyor

En yüksek puanlı işi önce deneyin. Bu puanlama nesnel gerçek değil, karar gerekçesini görünür kılan özgün bir araçtır.

6. Molayı ödül değil iş tasarımı sayın

NIOSH evden çalışma rehberi, geleneksel molalara saatlik beş dakikalık ek molalar eklendiğinde kas-iskelet rahatsızlığı ve göz yorgunluğunda azalma bildiren araştırmasına dayanarak kısa araları önerir. Bu, herkes için değişmez bir sayaç değildir.

Başlangıç deneyi olarak 30–50 dakikalık çalışma sonrası 5 dakikalık ekran dışı hareket molası kullanın. Süreyi görevinize ve sağlık gereksinimlerinize göre değiştirin. Mola sırasında başka bir ekrana geçmek, görsel ve zihinsel yükü gerçekten azaltmayabilir.

7. Sistemi çıktı üzerinden gözden geçirin

Her gün şu beş satırı kaydedin:

Alan	Örnek kayıt
Planlanan çıktı	Rapor girişinin ilk taslağı
Gerçek çıktı	420 kelime + 2 kaynak notu
Odak süresi	47 dakika
İstem dışı geçiş	3 kez e-posta
Sonraki değişiklik	E-postayı blok bitene kadar kapat

Saat sayısı tek başına kaliteyi göstermez. Gerekiyorsa hata, revizyon, doğru cevap, teslimat veya müşteri onayı gibi ikinci bir ölçü ekleyin.

Özgün 14 günlük verimlilik deneyi

1. 1–3. gün: Hiçbir şeyi değiştirmeden başlangıç verisini kaydedin.
2. 4–7. gün: Yalnız eğer-o zaman başlama planını ekleyin.
3. 8–11. gün: Aynı plana tek-proje odak bloğu ve kapanış notu ekleyin.
4. 12–14. gün: Kısa ekran dışı mola ekleyin.
5. Her aşamada çıktı, odak süresi, kesinti ve ertesi günkü revizyonu karşılaştırın.

Aynı anda yedi alışkanlığı değiştirmeyin; hangi değişkenin işe yaradığını anlayamazsınız. İki haftanın sonunda yalnız ölçülebilir fayda sağlayan davranışı tutun.

Sonuç

Verimlilik kişilik sıfatı veya sabah alarmı değildir. İşi eyleme çevirmek, başlama koşulunu belirlemek, geçişleri azaltmak, sağlıklı aralar vermek ve sonucu kaydetmekten oluşan test edilebilir bir sistemdir. Size iyi hissettiren tavsiyeyi değil, gerçek çıktıyı ve hata maliyetini iyileştiren uygulamayı sürdürün.